Компанії, які продають товари в кредит чи співпрацюють із постачальниками на умовах відтермінування оплати, мають справу з заборгованістю. Її потрібно постійно відстежувати й контролювати, щоб уникнути значних витрат.
Коли клієнти не сплачують за продукцію вчасно, компанія може зіткнутися з великою нестачею коштів на рахунках. А якщо підприємство не виконує своїх зобов’язань, то контрагенти відмовляються з ним співпрацювати. У майбутньому це може призвести до проблем із судовими позовами.
Як зручно відстежувати заборгованість
Ведення обліку боргів – необхідність для багатьох компаній. Особливо часто оформлюють продажі в кредит магазини електроніки, побутової техніки, меблів. Клієнт може зробити перший внесок готівкою або з банківської картки, проте важливо відстежувати, наскільки регулярно він робитиме наступні платежі.
Відстежувати борги в зошиті чи електронних таблицях неможливо з кількох причин:
- потрібно створювати багато різних документів – через майже однакові назви в них легко заплутатися;
- важко встановити, які цифри актуальні та хто вносив зміни останнім;
- є ризик втратити важливі документи через поламання ПК, вірус, збій;
- щоб передати файл від працівника одного відділу до іншого, потрібно багато часу;
- через різні версії програми документи можуть не відкриватися на окремих пристроях.
Часто керівники, менеджери та інші працівники витрачають чимало часу на пошуки потрібного файлу, особливо якщо їх багато й вони знаходяться в різних папках чи зберігаються на кількох ПК.
Уникнути таких проблем допоможе програмне забезпечення для обліку онлайн. Якщо делегувати йому відстеження боргів, не доведеться витрачати на це багато часу. ПЗ працює на основі хмарних технологій, тому переглядати інформацію та отримувати автоматично сформовану актуальну звітність можна на будь-якому пристрої.
Навіщо контролювати борги
Коли клієнт, який придбав товар у кредит, не вносить оплату вчасно, потрібно надіслати йому повідомлення, платіжну квитанцію, у випадку накопичення суми – звернутися до суду. Проте, якщо реакція відсутня, покупець може й надалі накопичувати борг, при цьому прибуток компанії не зростатиме.
Якщо підприємство не платить по рахунках, у майбутньому контрагент також може звернутися до суду. Крім того, невиконання зобов’язань погано впливає на репутацію компанії. Саме тому відстеження заборгованості – важливий процес для успішної діяльності та відсутності фінансових проблем.
USAP.ONLINE: зручний інструмент для відстеження заборгованості
Це програмне забезпечення в хмарі, яке не потребує встановлення на робочий ПК, складних налаштувань чи підтримки програмістів. Воно пропонує корисний функціонал для автоматизації більшості повсякденних процесів – відстеження транзакцій, надходжень, відрахувань, показників продажу товарів та багато іншого.
ПЗ пропонує такі можливості для контролю боргів:
- перегляд інформації за конкретну кількість днів, часовий проміжок користувач задає самостійно;
- відтермінування оплати – можна встановити як для клієнта, так і для постачальника;
- облік заборгованості за умовами (наприклад, стандартне відтермінування та інші);
- відстеження відвантажених товарів гуртовим клієнтам за цілями надання, торговими точками.
Контроль заборгованості – це успішна діяльність завдяки співпраці тільки з відповідальними постачальниками та клієнтами.
USAP.ONLINE – програма не просто для відстеження боргів, але й для автоматизації бізнесу загалом. Вона має зручний та різноманітний функціонал для швидкого обліку рутинних процесів із мінімальною участю людини.
