Ділове спілкування англійською може відбуватися на багатьох рівнях, наприклад, ви можете подзвонити в університет, щоб дізнатися необхідну інформацію або вести переговори по бізнесу чи здійснити дзвінок клієнту
Підготуйтеся до дзвінка
Підготовка до дзвінка важлива, адже допомагає визначити чи завершиться розмова успіхом, тому перше що потрібно зробити — це визначити мету розмови. Якщо ви будете розуміти для чого ви здійснюєте дзвінок, то це дасть вам змогу не нервувати та направити розмову в необхідне вам русло, а не розпорошувати увагу співрозмовника на непотрібних речах.
Перший освітній Кембридзький центр запрошує на корпоративне вивчення англійської мови в Києві та онлайн форматі за зручним для вас графіком.
Наступне, що потрібно зробити — занотувати питання, які ви хочете задати і що ви хочете обговорити під час дзвінка. Наявність короткого плату допоможе контролювати розмову. Окрім цього, підготуйте інформацію, яка вам може стати в нагоді під час розмови та перевірте якість інтернету, адже можуть виникнути незаплановані ситуації під час дзвінка, які потрібно буде швидко знайти на просторах інтернету чи в базі даних.
Важливі кроки під час дзвінка
Представтеся
Щоб дотримуватися телефонного етикету, почніть розмову зі свого імені, прізвища, посади та назви компанії.
Hello. My name is Caroline Spar. I am the chief editor of the newspaper The New York Times. I am calling you for… — Привіт. Мене звати Керолайн Спар. Я головний редактор газети The New York Times. Я дзвоню вам…
Якщо ви знайомі з людиною якій дзвоните, то ви можете поговорити трохи про інші теми, але не відволікаючись надовго від головної мети дзвінка. Якщо ви не знайомі зі своїм співрозмовником, то можете почати розмову з цих фраз:
How are you today? — Як ваші справи сьогодні?
I hope you're doing well? — Сподіваюсь, що у вас все добре.
Озвучте причину дзвінка
Ввічливість телефонного дзвінка полягає в привітанні та повідомлення співрозмовника про причину розмови. Пояснення причини дзвінка дає змогу спрямувати розмову в бажаному напрямку.
Mr. Kilian Martin left a message with my secretary, so I'm calling to discuss this matter. — Містер Кіліан Мартін залишив повідомлення моїй секретарці, тому я дзвоню, щоб обговорити це питання.
I am calling you from the company ‘Procter & Gamble’ to leave a few inquiries about your illness. Do you have 10 minutes to spare? — Я дзвоню вам з компанії ‘Procter & Gamble’, щоб залишити кілька запитів про вашу хворобу. Чи маєте ви вільні 10 хвилин?
Дотримуйтеся етикету ділового спілкування
Перше, що може вам завадити під час спілкування телефоном в межах ділової розмови — це хвилювання. Тож перед тим як дзвонити опануйте емоції та почніть розмову чітко, голосно та зрозуміло для співрозмовника. Якщо у вас виникає ситуація, що потрібно поставити розмову на утримання, то ввічливо повідомте про це та поясніть причину. Бажано не перевищувати режим очікування більше ніж на 30 секунд.
Please wait on the line, I will find the necessary information in the database. — Зачекайте, будь ласка, на лінії, я знайду необхідну інформацію в базі даних.
Якщо вам потрібно поставити телефонну розмову на гучномовець, теж скажіть про це співрозмовнику. Якщо в кімнаті присутній ще хтось, повідомте про це теж і назвіть ім’я тієї людини.
Mrs. Beckett, the Director of Marketing, Mr. Sparks joins our conversation, so I'm going to turn on the speakerphone so we can talk. — Місіс Бакет, до нашої розмови приєднається директор відділу маркетингу містер Спаркс, тому я увімкну гучномовець, щоб ми могли поспілкуватися.
Якщо у вас виникають обставини, які унеможливлюють продовження розмови, то краще вибачитися і повідомити про те, що ви передзвоните пізніше.
Mr. Davidson, I apologize, but I have to interrupt our conversation. I will call you back in one hour. — Містер Девідсон, я перепрошую, але мені доведеться перервати нашу розмову. Я перетелефоную вам через одну годину.
Словник слів та виразів для телефонної розмови
pick up — прийняти
hang up — покласти трубку
no answer — немає відповіді
dial the number — набрати номер
pick up the call — прийняти дзвінок
the line’s busy — зайнята лінія
the connection is bad — поганий зв’язок
wrong number — помилковий номер
the phone’s ringing — дзвонить телефон
