Открывая офис, начинающие руководители, зачастую, больше внимания уделяют хорошей офисной технике, дорогостоящим компьютерам и удобной офисной мебели, забывая, едва ли, не о главном – канцелярских принадлежностях. Такой подход не предвещает ничего хорошего. Купленные наскоро дешевые ручки ломаются или заканчиваются в самый неподходящий момент, бумага, купленная все так же второпях в ближайшем магазине, далека от идеала, кнопки не держат документы на стене, а скрепки деформируются. Таких примеров неправильного подхода к выбору маленьких офисных помощников не сосчитать, а ведь от них напрямую зависит успех всей компании.
Покупая самые ходовые товары для офиса – бумагу, стоит не обходить беглым взглядом все эти непонятные маркировки и показатели, внимательное их изучение поможет приобрести товар высшего качества. Обращать внимание на маркировку стоит. Главными показателями качества бумаги является ее плотность, белизна, непрозрачность, увлажненность и формат.
Плотность изделия определяется количеством граммов бумаги на ее квадратный метр и примерно равна 80г/м2. Такой параметр, как показатель белизны, отвечает за контрастность документа, полученного в итоге. Серая продукция плохого качества никогда не позволит создать хороший документ – это факт! Бумажные канцтовары разных классов имеют разный показатель белизны, но оптимальным считается диапазон от 85% до 95%.
Непрозрачность бумаги измеряется на глаз или опытным путем, оптимальной непрозрачной бумагой считается та, которая обеспечивает двустороннюю печать без просвечиваний. Что касается формата товара, то в офисе используется бумага различных размеров. Для официальных документов – это формат А4, для таблиц и графиков – формата А3, а для флипчарта нужно купить формат А2.
 
Такие канцтовары для офиса, как бумага, очень восприимчивы к влаге, поэтому стоит выбирать бумагу со средним показателем увлажненности и хранить ее необходимо в максимально закрытом контейнере. Оптимальная увлажненность равна 4,5 - 4,6%, более увлажненные листы обязательно застрянут в печатающем устройстве, а более сухие оставят в принтере бумажную пыль, которая, рано или поздно, приведет к его поломке.