ОАЕ активно рухаються до цифровізації бізнес-процесів, та електронний інвойсинг – частина цієї трансформації. Компаніям важливо вже зараз налагодити автоматизацію виставлення рахунків, щоб бути готовими до нових вимог та підвищити ефективність фінансових процесів.
Поточні вимоги до інвойс
На даний момент Федеральна податкова служба ОАЕ не потребує обов'язкового електронного формату рахунків. Компанії вправі виставляти інвойси як і паперовому, і у електронному вигляді, за умови дотримання всіх обов'язкових реквізитів. Однак усі рахунки, незалежно від формату, мають бути зареєстровані в обліковій системі компанії та збережені відповідно до вимог до терміну зберігання документів.
Однак тренд очевидний: Саудівська Аравія вже впровадила обов'язковий e-invoicing через систему ZATCA, і ОАЕ, як правило, дотримуються регіональних тенденцій цифровізації. Експерти очікують, що ОАЕ можуть запровадити аналогічні вимоги найближчими роками. При введенні обов'язкового e-invoicing бізнесам потрібно пристосувати свої системи, тому готуватися варто вже зараз, щоб уникнути швидкого впровадження в останній момент.
Вже зараз FTA заохочує цифровий документообіг: подання декларацій через EmaraTax є повністю електронним, а при перевірках інспектори віддають перевагу структурованим цифровим даним перед паперовими архівами. Компанії, які вже перейшли на електронний документообіг, відбуваються перевірки швидше та з меншою кількістю уточнюючих питань від податкових органів. Це також знижує можливість помилок і непорозумінь при взаємодії з FTA.
Як підготувати бізнес до e-invoicing
Перший крок – перевести виставлення рахунків з Excel та Word у спеціалізовану облікову систему. Zoho Books, QuickBooks та аналогічні платформи дозволяють формувати інвойси з автоматичним розрахунком ПДВ, нумерацією та зберіганням у цифровому архіві. У разі вибору платформи переконайтеся, що вона підтримує вимоги податкового законодавства ОАЕ і дозволяє експортувати дані у форматах, сумісних з FTA.
Другий крок – налаштувати інтеграцію інвойсингу з банківськими виписками. Коли оплата від клієнта приходить на рахунок, система автоматично зіставляє її з виставленим інвойсом та закриває дебіторську заборгованість. Інтеграція також дозволяє виявляти невідповідності між рахунками та надходженнями, що допомагає контролювати заборгованість клієнтів.
Третій крок – забезпечити коректну класифікацію ПДВ у кожному інвойсі. Помилки у ставці чи категорії операції призводять до розбіжностей під час подання квартальної декларації та потенційних штрафів. Навчіть команду правильно класифікувати операції та періодично перевіряйте дані в системі щодо помилок. Деякі системи, такі як skrooge.ai, мають вбудовані перевірки автоматичного виявлення потенційних помилок класифікації.
Переваги раннього переходу
Компанії, які вже перейшли на електронний інвойсинг, наголошують на суттєвому скороченні дебіторської заборгованості. Автоматичні нагадування та зручні способи онлайн-оплати прискорюють надходження коштів на тридцять-сорок відсотків. Раннє впровадження також демонструє інвесторам та кредиторам, що компанія дотримується сучасних стандартів управління та фінансового контролю.
Платформа skrooge.ai дозволяє формувати VAT-сумісні інвойси за допомогою чату та голосових команд. Інтеграція зі Stripe та Foodics забезпечує автоматичне виставлення рахунків для e-commerce та ресторанного бізнесу. Система також може надсилати рахунки через різні канали – електронну пошту, SMS, WhatsApp – що підвищує ймовірність того, що клієнт отримає рахунок та вчасно сплатить його.
Крім того, електронний архів інвойсів значно спрощує проходження аудиту та податкових перевірок. Замість пошуку паперових документів аудитор отримує доступ до структурованої бази даних з можливістю фільтрації за періодами, контрагентами та категоріями. Це також знижує витрати на архівне сховище та полегшує відновлення інформації у разі пошкодження паперових документів. Електронні системи також забезпечують повний аудит-трейл усіх операцій, що підвищує довіру зовнішніх органів до фінансової звітності.
